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  文件管理外包服务

文件管理外包服务是的新型文件管理服务模式。在文件管理外包服务中,「迅维」将根据您需求,在充分评诂的基础上,了解您的业务流程,并向您提供整体优化设计方案,提供或调整文件设备,部署文件管理软件,提供现场服务人员并与您签订长期的服务合同,全面接管您的文件设备运营、零件耗材供应、维修保养,并提供系统升级等服务;您只需管理「迅维」,并将文件输出的相关费用转化为「按张付费」的简单形式支付给「迅维」,而无需为耗材、维修等单独付费。与简单的抄表收费不同,文件管理外包服务可以给您带来显著的安全、节约、高效、环保、健康的价值。

文件管理外包服务体现了社会化分工与精细化管理的效益,其效果是帮助您降低文件处理相关成本,提高文件管理与流转效率,改善对环境的保护,为员工创造健康的工作环境。

 
文件外包项目分类
 
 
文件管理外包从以下方面为你创造价值
 
安全:
 
1) 您是否觉得复合机的硬盘或网络打印后忘记取件这此行为会导致办公文件泄密?

2) 您是否觉得重要部门对打印输出无法管控或审批流程过于复杂?

3) 您是否觉得复复印设备无法管控会导致办公文件泄密?

怎样解决这些企业隐患?「迅维」将给您提供一套专业的解决方案
 
节约:
 
1) 您可能会觉得您的公司已经有一个文件的策略,因为您有效地解决了文档输出。 但其实这只是冰山的一角。文件管理和相关费用远远比输出费用大。 行业分析师报告, 文件可以消耗高达15%的收入的企业 ,即为收入50亿美元的公司可以花了7.5亿美元用在现有的文件生命周期过中:输入/捕获,管理/布局,输出/分销和存储/归档。

2) 根据Gartner和IDC的研究,在同等印量的情况下,文件管理外包服务可使耗材、零件、维保、设备、人工等文件处理成本降低约10-30%。

3) 通过部署文件管理软件解决方案,实施鼓励双面打印、多合一打印等节约纸张的措施,并辅以相应的管理制度,从而使您在工作习惯改变极小的情况下,减少不当使用和不自觉的浪费,实现印量的压缩。从而直接节约每印成本、纸张成本和电费等。

4) 输出成本在「按需打印、按张付费」的模式下变得透明可控,通过应用软件,协助您精确控制输出成本。
 
高效:
 
1) 通过优化现有的文档流,提高办公效率。

2) 通过设备优化、专业运营维护等服务,大幅提高您的使用效率与管理效率。

3) 通过提供各类财务报表,提高管理效率
 
环保:
 
1) 文件管理外包服务可大幅压缩打印复印量,降低纸张消耗,从而保护森林资源和水资源。以大型企业年印量800万印,采用文件管理外包服务后印量压缩20%计算,五年内共可减少印量800万印。以每棵8米×0.16米的较大原木可生产A4纸11,500张计算,可避免砍伐约700棵大树,并因减少纸张消耗而增进对水资源的保护。

2) 印量降低可同时减少碳粉等打印耗材消耗,从而减少碳排放。

3) 使用过的打印耗材等固体废弃物得到专业回收。根据行业经验,办公室中每10万张印量大约产生71公斤固体废弃物,按年印量800万印计算,每年可避免约5.7吨的硒鼓、碳粉盒、包装物等废弃物被随意处置。

4) 通过优化整合设备,减少输出设备,可减少电能消耗,从而减少碳排放。
 
健康:
 
1) 通过设备的整合优化部署,采用文件管理外包服务可以大幅减少打印机、复印机、传真机等文件输出设备的数量,从而减少设备有害气体排放对人体的影响。

2) 在文件管理外包服务中,通常将文件输出设备集中部署于离员工有一定距离的打印专区,从而进一步减少对人体的负面影响。
 
   
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