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  法律服务业案例

PDF下载 案例04

问题和结果
Hatta & Associates专利事务所过去常常受到其日常业务中传真操作问题的困饶,比如不能及时接受所传入的传真,以及在确认传入传真数据时出现错误等等。 此外,事实上同时承担起PC管理任务的工作人员影响到了其核心业务活动。 因此,他们采用了由柯尼卡美能达提出的解决方案。 通过使用柯尼卡美能达一站式解决方案引入了从PC发送/接收传真的机制以及对办公的IT支持服务,成功地解决了这些问题。
 
解决方案主要组成部分
 
客户
该事务所在诸如化学、医疗、半导体和机械等广泛的科技领域中,具有在日本及海外关于知识产权(包括专利以及实用新型)的应用、注册、维护和管理的大量经验和实践业绩。“我们的工作人员每天都抱着“专利申请工作的工匠”的信念进行工作。我们的最高目标是要成为“专利申请的人间国宝。”(Hatta先生说)。
Mikio Hatta 经理
使用PC管理确认传入传真的问题时出现延迟/失败

以"知识产权工匠"为目标的Hatta & Associates在特定技术领域内具有高层次专门知识的优势。 他们在日常操作中大量使用传真,如与客户和日本专利局之间发送/接收专利申请和相关文档。

HATTA & ASSOCIATES的经理兼专利代理人Mikio Hatta先生说:“传真是我们非常重要的沟通工具。专利信息对于我们的客户来说是一种宝贵的知识产权,因此当这种信息在专利申请公布前就泄漏到外界是完全不能接受的。为了保持与客户间联系的机密性,有必要使用传真机而不是在信息安全方面具有不确定性电子邮件的来与客户沟通。我们也非常欣赏传真的便利性,因为接收后便可立即查看内容。”

该事务所已经安装了7台柯尼卡美能达‘bizhub’系列的多功能外围设备(数码复合机)。其中1台专门用于接收传真,2台用于发送传真(和复印)。由于办公室布局的原因,数码复合机和工作人员分别位于不同的房间。因此,工作人员不得不从他们的房间移动到另一个房间来发送/接收传真,而且非常难以察觉传入传真的到来。

HATTA & ASSOCIATES的副经理兼专利代理人Takeshi Fujita先生回忆说:“我们有时候无法及时检查客户发来的传真信息,而且发现工作人员之间的信息共享存在延误。这影响到了我们的日常业务。在这个专利申请以时间取胜的时代,这是个非常严重的问题。”

此外,他们还面临着有关业务准确性的风险。“我们没法确定发送来的是什么文档,一共有多少页,而且总是面临着文件丢失/错位或混乱的风险”,身为HATTA & ASSOCIATES副经理兼专利代理人的Toshihiro Hasegawa先生这样说道。

同时,他们使用PC配合数码复合机来进行日常的业务。由于没有专职的管理员,一旦出现问题,一些工作人员就得负责解决问题,同时他们还得完成自己的工作。


“我们不仅要解决设备或安全软件发生的问题,还得帮助那些不熟悉PC的同事来解决电脑操作问题,相当的痛苦。一天,我们出现了一个系统故障,导致30台PC无法使用。如果我们无法在明天早上之前恢复系统,就会对客户带来麻烦。因此我们通宵工作来恢复系统”,HATTA & ASSOCIATES内部事务管理部的负责人Hideo Kitano先生承认说。由于这种管理制度,“我们不得不依靠那些具有良好PC知识的工作人员的帮助,这样就减少了他们从事其核心业务活动的时间,比如说准备专利说明书等。”(Hatta先生说)。结果,HATTA & ASSOCIATES曾考虑将PC管理外包出去,以避免对核心业务活动造成的负面影响。
 
利用数码复合机的标准功能解决发送/接收传真中的问题

为了应付这些问题,HATTA & ASSOCIATES引入了柯尼卡美能达提出的解决方案。对于传入的信息,他们首先建立了一个系统将传入的数据转发到自己的服务器,这样他们就能够在Web浏览器查看这些数据。

此外,通过添加“PC-Fax传输”功能以及传入传真通知功能,现在使用共享的PC就可以来检查数码复合机接收的传真图像数据是否到达。

“由于有了通知功能,现在我们即使身处远方也能知晓传真的到来,确认传输数据几乎没有延迟”,Hasegawa先生说道,指出了积极的作用。此外,“我们还可以通过两种形式检查传入的传真—纸张输出和PDF文件,因此我们就能通过调和这两种形式来防止确认数据时发生的错误。而且,由于我们现在已经了解能发生误取走传真的各种情形,我们就能轻松地进行处理。”

从现在起,我们可以认真考虑它的使用方法,比如在2台PC间实施数据同步以进行共享,以此避免2台PC上传入数据处理状态不同的情况。

对于发出的传真,PC-Fax传输功能允许直接从员工的PC发送传真数据,这样就不必再前往其他的房间发送传真,从而节省了时间。

同时,他们还建立了可以通过公司内网或远程访问在Web浏览器上查看传入传真的机制。


“不管我们是否在别的房间、在家里或者在办公室外的其他地方,在Web上发布信息可以使我们更快、更确定地共享信息,而不受地域的限制。再配合使用传入传真通知功能,整个系统帮助我们改善了对客户的响应效率。”(Kitano先生说道)

所有这些机制都是通过bizhub的标准功能实现的。Fujita先生笑着说:“无需额外投入即可改善我们的运营质量并提高客户满意度,真是太有帮助了。”

 
大幅减少了用于故障排除的时间 使员工能够更专注于自己的核心业务活动

HATTA & ASSOCIATES采用了由Konica Minolta Business Solutions Japan*所提供的‘IT-Guardians *服务作为其PC管理问题的解决方案。 当时,其现有安全软件的更新换代日期正日益临近。 考虑到更新所需的成本和精力,Hatta & Associates认为最好能引入既能提供技术支持,又包含有防病毒和防火墙的服务。

通过引入服务,HATTA & ASSOCIATES建立起了一个用于PC故障排除的全新系统,员工可以呼叫技术支持人员来解决自己的问题,或者如果出现PC问题,可以通过远程协助服务下的远程控制方案IT-Guardians来解决问题。

“我在PC管理上花费的时间已经减少到了仅为过去花费的5%左右。 多亏了这个解决方案,现在我可以将更多的时间投入到自己核心业务上了。” (Kitano先生说道)。

同时,还为其他工作人员带来了好处。“例如,由于不用在故障排除时等待太久,我们就能更流畅地执行自己的本职工作。从现在起,我们可以毫无顾虑的使用PC和网络了。”(Hasegawa先生说道)。此外,通过使用备份解决方案,他们成功实现了对灾难性后果的预防。

HATTA & ASSOCIATES为表达对柯尼卡美能达从多功能数码复合机和其他工具的提供,到系统的建立,再到操作的支持等涉及各方面的一站式解决方案的感激,这样说道:“我们对这个可靠的伙伴非常满意,他们能针对我们的需要制定适当的方案,并能快速行动使之实现。” (Fujita先生说道)。

他们计划逐步优化自己的办公环境,比如在将来进一步努力实现无纸化文档储存。

“为基于我们的优势给客户提供更高质量的服务,我们想最大限度地利用数码复合机、IT设备和软件。我们希望柯尼卡美能达能继续支持我们。”(Hatta先生说)。

柯尼卡美能达会继续支持HATTA & ASSOCIATES的办公环境。

*IT-Guardians:这是一个完整的解决方案包,内容涉及安全、备份、远程协助和资产管理的支持,用户可根据自己的业务规模灵活选择计划方案。

 
 
 
   
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