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  教育业案例

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问题和解决方案


以教材为基础的补习学校经营者Sun Yamamoto K.K.过去通过纸质文档的形式来管理学生的月学费付款收据,这种方法需要相当大的存储空间。 该公司随后采用了柯尼卡美能达的解决方案,并最终实现了纸质文档的电子化管理。 新系统的好处是多方面的,其中就包括存储空间的显著削减。

解决方案主要组成部分

客户


Sun Yamamoto在日本神奈川县经营Meiko Gijuku补习学校业务已有20多年的时间。 Meiko Gijuku连锁加盟的第一所学校位于日本川崎市区。 通过一对一教学鼓励独立学习的方式,该学校培养适应21世纪社会要求的、具有高度创造性和自立性的个人,不断为当地社区作出贡献。
Toyokazu Yamamoto 经理
 
付款收据存储所需的空间不断增长以及耗时的文档检索

Sun Yamamoto在日本神奈川县经营着一个私立的补习学校。 该公司是一所连锁加盟学校,是以教材为基础的补习学校领域的先驱。 截至2009年6月,该公司在川崎、横滨和东京大都市区的平塚地区一共开办了34所学校。

该公司的经理Toyokazu Yamamoto先生认为,该公司与开办学校所在社区的紧密联系是其主要的力量源泉,再加上独立学习和一对一教学—Meiko式教学的两大支柱,共同支撑着公司的发展。他解释说,为学生提供的教学指导和支持都是与学生所在学校所提供的习作和测试相适应的。

在学校运营过程中,该公司碰到了有关学费付款收据存档的问题。其每月的学费可以通过直接付款或汇款的方式支付,在完成收款过程后,所有的付款收据会被邮寄到总部,然后进行整理和存档。这样,存储空间就变成了一个严重的问题。

助理行政主管Kazuki Yamamoto先生回忆说:“我们每月收到的1000多张付款收据会先在学校为最近的付款转变为平面文件,然后再转移到纸箱进行存储。由于我们从2004年起就开始保留付款收据,现在已经放满了六大整箱,而且办公文件柜也没有多余的位置了。”

将付款收据作为纸质文档来存储还导致了检索的难题。当学校收到来自学生或其监护人对较早付款事项的询问时,在给出确认之前有必要找到存在争议的付款收据。行政部门的Ayako Kikuchi女士承认说:“试图在大量归档的文件中找到某个特定的付款收据,尤其是过去的旧单据,有时是一个非常耗时的过程。这意味着要让学生及其监护人等待漫长的时间。”

尽管Sun Yamamoto曾想通过使用公司的电脑和平板扫描仪将文档电子化来解决这一问题,但是这一过程总未得以实现。Kazuki Yamamoto先生揭示说:“由于每个扫描的图像都存储在一个文件夹中,而这些文件夹必须要为不同的学校分别存储。 实践证明,在这项工作中所涉及的庞大工作量是一个主要的障碍。”


由于该环境中还具有许多共存的不同设备,也引发了许多关于办公自动化设备操作和管理的问题。“频繁的耗材更换和故障排除使得IT部门要花费大量精力和时间只是为了应对来自公司各部门的众多维修请求。此外,难以掌控所有办公自动化设备的运营成本也造成了又一重大问题。”
 
通过电子化处理摆脱了对纸板储物箱的依赖

由于存储空间和文档检索能力的问题一直悬而未决,在2008年10月,Sun Yamamoto利用需要更换多功能复合机的机会导入了柯尼卡美能达的解决方案,从付款收据的电子化开始,迈出了解决困难的第一步。

柯尼卡美能达所提出的解决方案包括彩色数码复合机 bizhub C203、硬件基础设施(如服务器)、用于分类扫描文件的软件(在日本市场称为“Shiwake Meijin”),以及文档管理软件。

显著节省存储空间以及免去了分类扫描文件的麻烦,这两个影响电子化进程的要素对Sun Yamamoto决定导入柯尼卡美能达的解决方案起到了关键作用。

“只需在扫描付款收据时选择相应的学校文件夹,扫描的文档就会自动分类和保存到特定的文件夹中。 我被这一过程中只需花费如此少的时间深深打动了。” (Kazuki Yamamoto先生说)

支持做出决定的另一个因素是,文档管理软件的用户界面在PC屏幕上再现了实际的文件柜和书夹,也就是说,浏览和检索扫描文件的工作就像是在现实中进行操作一样。

“由于管理过程在本质上是没变的,因此需要记忆的新步骤就很少,而且由于没有给学校付款收据的管理人员增加额外的压力,这样就能顺利地转化为电子文档。”(Kazuki Yamamoto先生说)柯尼卡美能达解决方案的引入得以迅速和顺利地完成,设备一投入使用该公司就开始从中受益,显著的空间节省代表着最明显的利益。

“现在,文件夹中只存储最近的付款收据;过去存放在纸箱中的所有旧文档,现在都存储在主服务器上。这意味着,我们不必再担心存储空间的问题了。”(Kikuchi女士说)

由此产生的空间节省并不仅限于学费付款收据方面:之前放在文件夹中归档的学校教师简历也占用了档案柜的整整一个层架,现在这些文档都转化为了电子文档,从而节省出了这部分存储空间。

 
改善的搜索能力大幅减少了查询响应时间

将过去存放在纸箱中的所有付款收据转化为电子文档,使得文件搜索能力得以大大改善。“一旦收到追溯付款收据的质询,我们现在可以立即做出响应,而无需让学生或其监护人等待”,Kikuchi女士热情地说。她对系统的可用性赞赏有加,其中包括一个用于标记书夹重要部分的功能。

检查早期付款收据的任务不仅仅会落到公司总部的头上;在某些情况下,某一特定地区的经理也会收到学生或其监护人要对某一付款事项进行确认的请求。过去处理这样的质询需要花费时间致电总部进行确认,但是现在,文档管理软件的网络共享功能就完全解决了这一问题。

“现在,地区经理使用文档管理软件通过网络就可以从总部外访问和检查扫描的付款收据。由于无需再致电总部,因此处理付款质询所需的时间和精力也大大地较少了。”(Kazuki Yamamoto先生说)

Kazuki Yamamoto先生对柯尼卡美能达从数码复合机的安装和使用各种软件应用程序创建无纸化办公,到基于服务器的文档管理有如下的评价:“这些年来,与柯尼卡美能达之间的长期联系使得他们比我们更加了解我们在Sun Yamamoto的实际情况以及遇到的文档管理问题,这使得他们能为我们提供最佳的解决方案。维护支持总是那么的迅速和具有人情味,柯尼卡美能达确实是一个宝贵的合作伙伴。”

该公司计划在将来,将电子化处理扩展到其他的日常总部操作和其他学校中去。 现在我们正在讨论的一个想法是,建立一个过去试题集的电子数据库。

该公司具有学生所在学校的丰富试题资源,并根据历史趋势分析将对学生支持的重点放在制定教学方针上。由于试卷都是以原始的纸张形式存放在各学校中的,事实证明,要想提高趋势分析工作的速度和准确性非常困难。

“通过将这些文档电子化并作为一个整体进行管理,我们就能显著提高分析的准确性和速度。 这也可能会增强我们所在运营地区内的竞争优势。” (Toyokazu Yamamoto先生说)

在柯尼卡美能达的协助下,Sun Yamamoto定会继续作出巨大的飞跃。

 
 
   
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